Organiser la mobilisation de trente bénévoles le jour d’un événement, comme le Téléthon, un concert de fin d'année, ou une flash-mob sur une place publique, cela peut vite tourner au casse-tête.
Entre la répartition des rôles, savoir qui apporte quels matériels, les changements de dernière minute et l’énergie du jour J, un planning visuel bien pensé fait toute la différence pour éviter la pagaille et motiver les troupes.
Et je sais de quoi je parle : cela fait plus de 30 ans que je suis dans le secteur associatif, et que je participe à l'organisation événementielle.
Le défi de coordonner 30 bénévoles le jour J
Le jour J d’une grande manifestation associative, chaque minute compte. Sans organisation claire, on risque l’oubli de tâches importantes, des bénévoles livrés à eux-mêmes ou des doublons dans les affectations.
Coordonner efficacement 30 bénévoles : ça veut dire connaître leurs capacités, anticiper leurs missions, leurs créneaux horaires, les pauses, et s’assurer que chacun puisse savoir exactement où et quand intervenir et agir.
Par exemple, le Téléthon mobilise 280 000 bénévoles partout en France le temps d’un week-end (source : AFM-Téléthon - afm-telethon.fr). À l’échelle locale, dans mon village, gérer une trentaine de volontaires sur une petite journée hivernale entre 11h et 18h c'est un défi : c’est un mini-Téléthon en soi. La clarté du calendrier du jour conditionne le succès de l’événement et la satisfaction des bénévoles.
Un planning mal défini peut entraîner du stress inutile le jour venu. Et un planning visuel clair et affiché en grand format (et aussi partagé en ligne) apporte de la sérénité : chacun peut aller voir concrètement pour connaître sa mission (accueil, logistique, animation, sécurité, restauration, énergie, …), son emplacement et son horaire.
Le résultat ? Les personnes bénévoles sont plus autonomes et confiantes, les coordinateurs sont disponibles pour gérer les imprévus, et l'événement se déroule dans la sérénité.
Les bases d’un planning visuel efficace
J'ai été pendant des années à la direction de grands projets, notamment avec le Téléthon, la Croix-Rouge, ou encore Greenpeace. L'animation de groupes bénévoles est un bel enjeu.
Pour construire un planning visuel vraiment utile, quelques principes sont importants :
- Lister les postes et tâches-clés : identifier tous les rôles nécessaires (installation, tenue de stand, encadrement du public, communication, sécurité, rangement…). Prévoir assez de bénévoles par poste en tenant compte des rotations. Un tableau à double entrée peut aider, avec en colonnes les plages horaires et sur les lignes les missions de chacune et chacun.
- Indiquer clairement qui fait quoi : associer à chaque action le nom du bénévole ou de l’équipe responsable. Utiliser des codes couleur et des icônes pour distinguer les équipes et les zones de travail. Par exemple, en un coup d’œil, le planning doit montrer que le stand d’accueil est tenu par Alice et Mehdi de 8h à 10h, puis par Sofia et Luc de 10h à 12h, etc.
- Intégrer les pauses et les rotations : ne pas négliger la dimension humaine, elle est essentielle. Prévoir des plages de repos pour éviter l’épuisement (par exemple, 15 minutes de pause toutes les 2 heures pour chaque bénévole). Mentionner ces pauses sur le planning pour qu’elles soient respectées.
- Afficher le planning dans un format visuel : le format doit être lisible instantanément. Un grand tableau affiché à l'endroit de l'événement, un diagramme horaire, ou encore un planning partagé en ligne en amont de l’événement sont recommandés. L’important est que l’information soit accessible et compréhensible d’un seul coup d’œil par toutes et tous.
- Prévoir un plan B : inclure discrètement les contacts des remplaçants ou responsables en cas d’absences imprévues, ou de situation qui devient critique. Indiquer, par exemple, qui contacter si un bénévole ne peut finalement pas venir, afin que chacun sache vers qui se tourner. Ca fluidifie beaucoup de situations.
En suivant ces bases, vous obtenez un planning visuel qui sert de boussole à toute l’équipe le jour J. Chaque bénévole se sent encadré, tout en gardant une marge de flexibilité pour gérer l’inattendu (retard d’un participant, changement de météo…) et une marge de liberté. Une personne bénévole peut changer d'avis et aller effectuer une autre action librement.
Outils et astuces pour un planning clair
Plusieurs outils peuvent vous aider à créer et faire passer ce planning. Pour une version papier ou affiche, un simple tableau sur un paperboard ou une feuille A3 plastifiée peut suffire, en soignant la présentation (titres, couleurs, légende, dessins, icônes...).
Pour toucher les bénévoles en amont, je préconise d'envisager aussi une solution numérique : un tableur partagé en ligne, une application de gestion de projet, un doodle bien structuré, et bien-sûr un agenda partagé. L’avantage du numérique est la possibilité de mise à jour en temps réel et de notification aux bénévoles en cas de modification.
Certaines associations créent également un « centre de commandement » le jour J. C'est une zone clairement identifiée (tente ou salle) où le planning est affiché, et où un référent peut répondre aux questions des bénévoles.
C’est un point de ralliement qui renforce le sentiment d’organisation. Pensez aussi à désigner des chefs d’équipe parmi les bénévoles : par exemple un référent pour la logistique, un pour l’accueil du public, etc. Ces bénévoles expérimentés pourront aider à relayer les informations du planning auprès des autres et à vérifier que tout roule dans leur secteur d'actions.
Astuce : lors de la dernière réunion de préparation, parcourez le planning visuel avec tous les bénévoles. Cela permet de clarifier les derniers détails et de s’assurer que chacun a bien intégré son rôle. C’est aussi l’occasion de recueillir leurs questions ou suggestions : une personne bénévole qui comprend le pourquoi de sa mission sera d’autant plus motivée à la réaliser sereinement
L'apport de Coop-Ere dans l’organisation avec les bénévoles ?
Malgré toute votre préparation, la coordination en temps réel peut s’avérer complexe.
C’est là qu’une approche hybride comme Coop-Ere Associations apporte une réelle plus-value. Coop-Ere est une méthode d’accompagnement et une partie numérique (application + site web) qui facilite la mobilisation locale. Concrètement, pour la préparation d’un événement, Coop-Ere permet de centraliser la communication avec les principaux bénévoles et entre les associations, sur une plateforme unique et sécurisée. Fini les chaînes d’emails interminables ou les groupes de messagerie informels qui tombent sur votre téléphone samedi soir à 23 heures : chaque coordinateur volontaire peut être sur le réseau Coop-Ere de l'événement et y trouve son planning, ses consignes, et peut poser des questions en direct pour proposer des aides, des soutiens, du matériel...
Grâce à cette méthode, les changements de dernière minute sont mieux gérés : une modification de planning ?
Il est possible de publier l’information sur l’application, afin que les responsables d'équipes informent tous les bénévoles concernés. Besoin d’une rallonge électrique ou d’un coup de main imprévu sur le parking ? Un bénévole disponible peut se signaler en un clic. La visibilité en temps réel pour un poste de coordination, afin de savoir qui fait quoi, apporte une souplesse précieuse le jour de l’événement, sans créer de chaos.
Surtout, Coop-Ere Associations a été conçue pour être simple et humaine. L’interface recense les interlocuteurs et coordinateurs d'associations, ce qui vous aide dès l’amont à attribuer les bonnes personnes aux bons postes. Par exemple, vous voyez que dans votre réseau local, X se propose et partage ses compétences en premiers secours : parfait pour superviser le poste « secouriste » pendant la course solidaire ! De même, Y habite juste à côté du lieu de l’événement et a un utilitaire : idéal pour gérer la livraison du matériel le matin. En quelques clics, vous pouvez en prendre connaissance, et coordonner les actions simplement, pour constituer des équipes. Ensuite à chaque chef d'équipe d'informer qui fait quoi.
Enfin, Coop-Ere encourage le lien direct entre bénévoles et organisateurs. Plutôt que de tout faire remonter à un seul coordinateur, l’application offre des espaces d’échange où les bénévoles peuvent s’entraider, échanger du matériel ou des informations. Cette approche transversale fluidifie l’expérience le jour J : chacun se sent partie prenante d’une équipe connectée, solidaire, où l’information circule facilement.
Vers une coordination sans faille... ?
En créant un planning visuel clair et en vous appuyant sur des outils collaboratifs modernes en plus de Coop-Ere, vous mettez toutes les chances de votre côté pour que votre événement associatif soit une réussite totale. La gestion de 30 bénévoles, qui pouvait sembler intimidante, devient un projet collectif maîtrisé et plus simple.
N’oubliez pas : des bénévoles bien organisés sont des bénévoles heureux et efficaces.
En investissant du temps dans la planification et en impliquant vos volontaires en amont via des méthodes d'animation et plateformes comme Coop-Ere, et d'autres outils complémentaires, vous cultivez un esprit d’équipe et de confiance.
Le jour J, vous pouvez alors vous concentrer sur l’essentiel : faire vivre un moment fort au service de la cause qui vous tient à cœur. Pendant ce temps-là chaque bénévole jouera son rôle avec le sourire.
Prêt à franchir le pas ?
À vous de jouer : crayons de couleur, grandes feuilles de papier, et application mobile en main, créez votre planning visuel et lancez dès maintenant la mobilisation pour votre prochain événement solidaire !
Mike METZ, 21 octobre 2025
Délégué au développement Coop-Ere